Relancer quelqu’un par courrier électronique est un art délicat. Trop insistant, vous risquez de paraître agressif ; trop subtil, votre message peut passer inaperçu. Que ce soit pour rappeler une échéance, obtenir une réponse à une proposition ou simplement entretenir des relations professionnelles, il existe des techniques éprouvées pour maximiser l’effet de vos mails tout en restant courtois.
Contexte et objectifs de la relance par mail
Avant d’aborder les aspects pratiques de la rédaction de mails de relance, il convient de comprendre le contexte dans lequel s’inscrivent ces communications. Le principal objectif d’une relance est d’inciter le destinataire à répondre rapidement et favorablement à votre demande initiale. Que vous soyez dans le domaine commercial, RH ou gestion de projet, chaque profession requiert une approche adaptée.
Pour en savoir plus sur comment relancer quelqu’un poliment par mail, consultez cet article détaillé qui offre de précieux conseils et techniques.
Le ton et le style adéquats
Quand on parle de ton et de style, le choix des mots joue un rôle central. Optez pour un langage respectueux et professionnel. Par exemple, au lieu de dire « pourquoi n’avez-vous pas répondu ? », préférez « j’aimerais connaître votre avis sur… ». Il est essentiel de démontrer que vous comprenez que votre interlocuteur est probablement occupé, tout en rappelant doucement l’importance de votre requête.
Choisir le bon moment
Il se peut que votre première communication ait été oubliée ou noyée dans la masse de mails quotidiens. Attendre quelques jours avant de faire une relance montre que vous respectez le temps de l’autre personne. La plupart des professionnels conviennent qu’un délai de cinq à sept jours après le premier contact est approprié.
Rédiger des mails de relance efficaces
La structure de votre email de relance doit être claire et concise. Commencez par un rapide rappel du précédent échange pour rafraîchir la mémoire de votre correspondant. Indiquez ensuite pourquoi vous reprenez contact, puis terminez par un appel à l’action clair.
Exemple de mail de relance pour exigences de paiement
Imaginons que vous deviez relancer un client concernant une facture impayée.
Cher(e) [Nom du client],
Suite à notre échange du [date de l’échange initial], je reviens vers vous concernant la facture [numéro de la facture], émise le [date d’émission]. À ce jour, nous n’avons pas encore reçu le règlement correspondant.
Pouvez-vous s’il vous plaît confirmer réception de ce mail et m’indiquer la date prévue de paiement ?
Merci par avance pour votre retour.
Cordialement,
[Votre nom]
Adapter le contenu aux différentes situations
Selon la nature de votre relation avec le destinataire et le type de demande, le contenu de votre relance devra varier. Pour une candidature par exemple, rappelez subtilement votre motivation sans sembler désespéré. Mentionnez éventuellement de nouveaux éléments pertinents pouvant stimuler l’intérêt du recruteur.
Astuces supplémentaires pour optimiser vos relances
Utiliser des outils de suivi peut grandement améliorer l’efficacité de vos relances. Grâce à eux, vous saurez précisément quand votre mail a été ouvert et pourrez choisir le moment idéal pour envoyer un rappel.
L’importance de personnaliser chaque mail
Évitez les modèles génériques autant que possible. Même si vous utilisez une trame commune, prenez quelques minutes pour adapter le contenu à chaque destinataire. Une touche personnelle peut faire toute la différence.
Maîtriser l’objet du mail
L’objet de votre mail de relance doit être percutant et incitatif sans être pressant. Evitez les termes comme « Urgent » ou « Important », souvent considérés comme spam. Préférez des phrases telles que « Retours sur notre dernière discussion » ou « Suivi de notre dernier échange« .
Analyser et ajuster vos stratégies
Chaque expérience de relance est une opportunité d’apprendre et de s’améliorer. Analysez le taux de réponse à vos mails, testez différents formats et tons pour découvrir ce qui fonctionne le mieux dans votre secteur.
Outils pour faciliter la gestion des relances
De nombreux logiciels peuvent automatiser partiellement le processus de relance. Utilisez ces technologies pour gérer les suivis, programmer les envois et analyser les performances de vos mails. Bien sûr, même dans un cadre automatisé, conservez une touche humaine pour ne pas aliéner vos contacts.
Les avantages des CRM
Un CRM (Customer Relationship Management) bien organisé permet de suivre l’historique de toutes vos interactions avec un contact donné. Ces informations sont précieuses pour personnaliser vos relances et accroître leur efficacité.
Utilisation des fonctions avancées des plateformes mails
Gmail, Outlook et autres clients mails offrent des fonctionnalités avancées comme la programmation des envois, les accusés de réception et les suivis automatiques. Explorez ces options pour optimiser vos relances.
Démarche proactive
N’attendez pas toujours la dernière minute pour faire une relance. Parfois, anticiper légèrement peut prouver votre diligence et professionnalisme. Cette proactivité doit toutefois rester mesurée pour éviter de surcharger votre interlocuteur.
En utilisant ces conseils pratiques et en adoptant une attitude adaptée, vous augmenterez significativement vos chances de recevoir des réponses positives à vos mails de relance. Testez différentes approches, et adaptez-les selon les résultats obtenus pour trouver la formule qui fonctionne le mieux pour vous.
